Proveedores externos: requisitos, accesos, equipo y seguridad

1. A qué proveedores aplica

Estas condiciones aplican a los servicios contratados directamente por los festejados: fotógrafos, videógrafos, maquillistas, floristas, decoradores, mesas de dulces, renta de mobiliario, mariachis, bandas, tríos, saxofonistas, violinistas, cantantes, solistas, grupos versátiles, conjuntos musicales, músicos para ceremonia, hora loca, batucadas, zanqueros, robots, bailarines, payasos, magos, comediantes, animadores, conductores, maestros de ceremonias, espectáculos infantiles, proyecciones y shows de cualquier tipo.

La lista es ilustrativa: las mismas condiciones aplican a cualquier proveedor externo que necesite audio, iluminación, conexiones eléctricas o materiales de montaje, aunque su especialidad no aparezca mencionada. También aplican cuando solo necesita un micrófono o una conexión para reproducir una pista.

Si el servicio se contrata a través de Jardín Allegra 55, nosotros coordinamos el audio y los recursos correspondientes conforme al servicio contratado.

No existe exclusividad de fotógrafo o videógrafo. Pueden elegir estos servicios libremente, con coordinación previa de accesos, horarios y montaje.

2. Equipo, materiales y personal propios

Cada proveedor debe llegar con todo lo necesario para realizar su presentación de principio a fin. Según su servicio, esto incluye:

• Bocinas y amplificadores.
• Consola o mezcladora.
• Micrófonos, con sus pilas o baterías de repuesto.
• Computadora, reproductor y equipo para sus pistas musicales.
• Cables, conectores y adaptadores.
• Monitores de piso, pedestales y atriles.
• Iluminación y accesorios para su espectáculo.
• Extensiones y multicontactos.
• Tarimas o templetes, cuando su montaje los requiera.
• Escaleras, andamios, herramientas, diablitos, carretillas y materiales de apoyo.
• Mesas, sillas, mantelería y mobiliario necesarios para su servicio.
• Materiales para fijar o proteger el cableado en zonas de paso.

Recomendamos llevar cables, conectores y adaptadores de repuesto para resolver cualquier imprevisto durante su presentación.

Cada proveedor debe contar también con su propio personal para la carga, instalación, operación y desmontaje de su equipo.

El equipo y el personal de Jardín Allegra 55 están asignados a la atención y a los servicios del evento. Por ello, no se prestan bocinas, micrófonos, consolas, iluminación, cables, adaptadores, pedestales, escaleras, herramientas, extensiones, multicontactos ni otros materiales para servicios externos. Nuestro personal tampoco está disponible para realizar cargas, montajes o desmontajes de proveedores externos.

Prever estos recursos desde la contratación permite que el proveedor llegue preparado y que los festejados disfruten su celebración sin pendientes de último momento.

3. Visita previa y conexiones eléctricas

Para preparar su participación con tranquilidad, recomendamos que el proveedor realice una visita previa al jardín, coordinada con la Dirección Operativa.

Durante la visita podrá revisar:

• El espacio donde realizará su presentación y montaje.
• La ruta de ingreso y traslado de su equipo.
• Los puntos de conexión eléctrica autorizados.
• Las necesidades eléctricas de su instalación.
• Las distancias y los recorridos del cableado.
• Cuántos metros de cable necesita y qué extensiones, adaptadores y materiales de protección debe traer.

El jardín cuenta con tomas de corriente; el punto de conexión y la ruta del cableado deben acordarse previamente con la Dirección Operativa. Las extensiones y los multicontactos los proporciona el proveedor.

Los cables que crucen zonas de paso deben quedar fijados o protegidos por el propio proveedor, conforme a las indicaciones de la Dirección Operativa.

El jardín no cuenta con planta de luz. Si el servicio requiere respaldo de energía, el proveedor debe preverlo; las fallas del suministro eléctrico son ajenas al recinto.

4. Uso del sistema de audio e iluminación del jardín

Esta medida protege el equipo de Jardín Allegra 55 asignado al evento y ayuda a mantener la continuidad y calidad del servicio.

El sistema de audio e iluminación del jardín es operado exclusivamente por nuestro personal y se utiliza para los servicios contratados con Jardín Allegra 55. No se renta ni se presta a proveedores externos, y no se permite conectar equipos externos a las bocinas, la consola ni el cableado fijo del jardín.

Esto incluye solicitudes puntuales, como utilizar un micrófono para una intervención, conectar un instrumento o reproducir una pista para un show. El proveedor debe contemplar estas necesidades dentro de su propio equipo.

Audio incluido para la ceremonia

El montaje de ceremonia incluye atril, micrófono y bocina para uso del sacerdote, juez o persona que oficie. Este servicio corresponde a la conducción de la ceremonia; no incluye el uso de ese equipo por músicos, animadores u otros proveedores externos.

5. Llegada, montaje y prueba de sonido

La hora de llegada, el tiempo de montaje, la prueba de sonido y el desmontaje se acuerdan previamente con la Dirección Operativa, para integrar la participación del proveedor con los demás servicios del evento.

El montaje puede realizarse el mismo día del evento o el día anterior, siempre con autorización previa. No se cobra por el acceso del proveedor ni por el ingreso de su equipo.

El límite de sonido dentro del jardín es de 68 dB entre las 6:00 y las 22:00 horas y de 65 dB entre las 22:00 y las 6:00 horas. Estos límites aplican por igual al equipo del jardín y a los equipos externos. El proveedor debe considerarlos al preparar su presentación y durante la prueba de sonido.

El proveedor debe contactar a Dirección Operativa antes del evento; no debe presentarse sin aviso. El jardín celebra un solo evento por fin de semana y el acceso se coordina con cocina, servicio, ceremonia y montaje de mesas. Un acceso no coordinado puede quedar fuera.

6. DJ y servicios incluidos en el paquete

Todos los paquetes incluyen DJ, con el audio e iluminación del jardín.

El DJ es un servicio exclusivo de Jardín Allegra 55. Por regla general, no se aceptan DJs externos; cualquier excepción requiere autorización previa de la Dirección General. Conviene resolver esta autorización antes de contratar el servicio. La autorización para participar no incluye el préstamo ni el uso del equipo de audio e iluminación del jardín.

Si tienen dudas sobre lo que incluye su paquete o sobre las necesidades de un proveedor que desean contratar, consulten a la Dirección Comercial durante la planeación. Podemos ayudarles a aclarar el alcance de los servicios y a coordinar con la Dirección Operativa lo que deba prepararse antes del evento.

7. Estacionamiento y alimentos de su equipo

Estacionamiento. El jardín tiene estacionamiento propio y valet durante el evento, operado por una compañía externa. Los autos de proveedores se manejan igual que los de un invitado: $100 MXN por auto por la duración del evento. Si necesitan entrar y salir con material, coordina esos movimientos con la Dirección Operativa para que no se crucen con la llegada de los invitados.

Alimentos. Si su equipo va a comer durante el evento, se atiende con un menú ejecutivo que se sirve en un área aparte de los invitados, con un costo de recuperación de $350 MXN por persona. No se asume por defecto: lo solicita la pareja durante la planeación, así que avísenle con tiempo cuántas personas de su equipo lo van a necesitar.

8. No alteres las instalaciones

• Está prohibido perforar, clavar, colgar, pintar o alterar de cualquier forma muros, techos, estructuras, árboles o instalaciones del jardín.
• El ingreso de mobiliario ajeno requiere autorización escrita previa.
• Los hidrantes, extintores y salidas de emergencia deben permanecer libres en todo momento. No coloques equipo, cajas ni decoración frente a ellos.
• El uso de instalaciones autorizables requiere acuerdo previo y puede generar un cargo informado antes del evento. Esto no incluye el sistema de audio e iluminación del jardín: no se renta ni se presta a proveedores externos, quienes deben llevar equipo, materiales y personal propios.

9. Pólizas y permisos

Si su servicio implica riesgo —estructuras, escenarios, templetes, juegos mecánicos, inflables, pirotecnia o similares— deben presentar póliza de responsabilidad civil vigente y los permisos aplicables antes del evento. Sin esa documentación no se autoriza el montaje.

El cliente que les contrató es responsable ante el jardín por los actos u omisiones de sus proveedores. Entregarle a tiempo su documentación le evita un problema a él y a ustedes.

10. Reglas de seguridad durante el evento

• Fuego y chispas. La pirotecnia, los chisperos y las bengalas están prohibidos dentro de la carpa. En el jardín sólo se permiten siguiendo las indicaciones de logística del coordinador del evento.
• Retiro preventivo. El jardín puede retirar equipo o pedir el desalojo de personal o proveedores cuando exista riesgo para las personas, las instalaciones o el cumplimiento de la normativa. Si el riesgo proviene de un proveedor externo, los costos y las consecuencias corren por cuenta del cliente que lo contrató.
• Indicaciones. Durante el evento, toda indicación se canaliza a través del representante del cliente y del representante del jardín. No se reciben instrucciones de invitados.

11. Sus materiales son su responsabilidad

Jardín Allegra 55 no lleva inventario de lo que ingresa un proveedor externo —decoración, mobiliario, equipo, producto— y por lo tanto no puede responder por su pérdida, robo o daño durante el evento ni después de él.

Si traen piezas de valor, piezas en renta o material que deban recuperar, considera a alguien de su equipo a cargo de resguardarlas. Los objetos olvidados en el recinto se recogen al día siguiente, por acuerdo previo, y el jardín no asume responsabilidad sobre ellos.

12. Retiro al terminar

El desmontaje se realiza en la ventana acordada con la Dirección Operativa. Hay una tolerancia de 30 minutos para desocupar el recinto al cierre del evento; después de ese plazo corre tiempo extra, con cargo al cliente.